Әр шығын нақты мақсатпен, сомамен, бөліммен және құжатпен басталады.
Мағынасы
Шығындарды басқару деген не
Шығындарды басқару - компания ақшасының қайда жұмсалатынын төлем жасалғаннан кейін емес, алдын ала көру және реттеу процесі. Жақсы жүйеде әр шығын өтініштен басталады: мақсат, бөлім, бағыт, бюджет бабы, сома, құжат және жауапты адам бір жерде көрінеді.
Егер шығындар чатта немесе бөлек Excel кестелерінде жүрсе, басшы лимиттің қашан біткенін кеш көреді. Finsama шығынды өтініш, бюджет, төлемді растау, төлем күйі және жоспар-факт арқылы бір процеске жинайды.
Тәсіл
Неге шығынды алдын ала басқару керек
Шығын төленгеннен кейін оны тек есепке енгізуге болады. Ал шешім төлемге дейін қабылданса, компания артық төлемді, бюджеттен асып кетуді және құжатсыз шығынды ертерек тоқтата алады.
Сондықтан шығындарды басқару жеке есептен емес, күнделікті өтініштен басталғаны дұрыс. Қызметкер не үшін ақша сұрап тұрғанын көрсетеді, басшы бюджет жағдайын көреді, жауапты адам төлемді растайды, ал бухгалтерия дайын тізіммен жұмыс істейді.
Құрылым
Шығынды дұрыс басқару үшін не керек
Лимит пен қалдық шешім қабылданбай тұрып көрінеді.
Кім қарап, кім қайтарып, кім төлемге жібергені тарихта сақталады.
Сұралды, расталды, төлемге дайын, жартылай төленді және төленді күйлері бөлінеді.
Шот, шарт, акт және төлем құжаты өтінішпен байланысады.
Басшы жоспар, сұралған сома, нақты төлем және қалдықты бірге көреді.
Салыстыру
Excel, чат және Finsama
| Критерий | Excel / чат | Finsama |
|---|---|---|
| Бюджет | Қолмен жаңарады немесе төлемнен кейін тексеріледі. | Өтініш жасалғанда және расталғанда бюджет жағдайы көрінеді. |
| Жауапкершілік | Кім рұқсат бергенін чаттан іздеу керек. | Рөл, әрекет және уақыт өтініш тарихында сақталады. |
| Төлем | Расталған және төленген сомалар араласып кетуі мүмкін. | Төлемге дайын, жартылай төленген және төленген сомалар бөлек көрінеді. |
| Жоспар-факт | Көбіне ай соңында бөлек жиналады. | Өтініш пен төлем жоспар-фактіні бірден жаңартады. |
1C-қа дейін
Finsama бухгалтерлік жүйені алмастырмайды
1C және басқа бухгалтерлік жүйелер есеп, салық және заңды есептілік үшін қажет. Бірақ шығындарды басқару көбіне ертерек басталады: ақша әлі шыққан жоқ, ал компания қандай шығын сұралғанын, бюджетте орын бар-жоғын және кім растауы керек екенін білуі тиіс.
Finsama осы басқару жұмысын бір жерге жинайды. Ол төлемге өтінішті, төлемді растауды, бюджет жағдайын, құжаттарды, төлем күйін және жоспар-фактіні бір процеске біріктіреді.
Қысқа формула: бухгалтерия есеп жүргізеді, Finsama шығынды төлемге дейін
басқаруға көмектеседі.
Практика
Шығындарды басқаруды қалай бастауға болады
1. Бір бөлімнен бастаңыз
Барлық компанияны бірден көшіру міндетті емес. Бір бөлім, бір бюджет кезеңі және бірнеше шығын бабы жеткілікті.
2. Әр шығынды өтінішке айналдырыңыз
Чаттағы “төлеп жіберіңізші” деген хабарлама орнына мақсат, сома, құжат және бюджет бабы бар өтініш жасаңыз.
3. Растау мен төлемді бөліңіз
Төлемді растау ақша шықты деген сөз емес. Бухгалтерия төлемді бөлек жүргізеді, ал тарих сақталады.
4. Жоспар-фактіні ертерек қараңыз
Тек төленген соманы емес, сұралған, расталған және төлемге дайын соманы да бақылаңыз.
Finsama шығындарды төлемге дейін басқаруға көмектеседі
Өтініш, бюджет, растау, төлем, құжат және жоспар-факт бір жұмыс ағынында жиналады.