Шешім қабылдар алдында лимит, қалдық және жоспар-факт әсері түсінікті болуы керек.
Мағынасы
Төлемді растау деген не
Төлемді растау - компания ақша төлемей тұрып шығынға жауапты адамдардың шешімін жинайтын басқару процесі. Ол өтінішті жай ғана мақұлдау емес: шешім қабылдаушы адам шығын мақсатын, құжатты, бюджет қалдығын, бөлімді, соманы және төлемге әсерін көруі керек.
Егер растау чатта жүрсе, кейін кім рұқсат бергенін дәлелдеу қиын. Егер растау Excel-де жүрсе, бюджет пен төлем күйі кеш жаңаруы мүмкін. Finsama растауды өтініш, бюджет, құжат, төлем күйі және жоспар-фактпен байланыстырады.
Термин
Растау, мақұлдау және келісу айырмасы
Қазақ тілінде төлем бойынша күнделікті әрекетке төлемді растау табиғи естіледі: жауапты адам өтінішті қарап, төлемге жіберуге болатынын растайды. Төлемдерді мақұлдау ресми approval мағынасына жақын, ал төлемдерді келісу бірнеше рөл қатысатын маршрутты сипаттағанда қолданылады.
Сондықтан Finsama мәтінінде негізгі сөз ретінде төлемді растау қолданылады, бірақ мақұлдау, бекіту және келісу сөздері де табиғи жерде сақталады. Бұл нақты жұмыс процесін бір терминмен шектемей түсіндіруге көмектеседі.
Бақылау
Неге бір ғана растау жеткіліксіз
Кім бөлім үшін, кім қаржы үшін, кім төлем үшін жауапты екені бөлінуі керек.
Келісу төлем жасалды деген сөз емес; бухгалтерия төлемді бөлек жүргізеді.
Шот, шарт, акт және төлем құжаты нақты өтінішпен байланысуы керек.
Кім растап, кім қайтарып, кім төлегені кейін көрінуі керек.
Сұралған, расталған, төлемге дайын және төленген сомалар бөлек көрінуі керек.
Салыстыру
Чат, тапсырма және Finsama
| Критерий | Чат / жай тапсырма | Finsama |
|---|---|---|
| Бюджет | Көбіне бөлек кестеден тексеріледі. | Растау кезінде өтінішпен бірге көрінеді. |
| Маршрут | Кімге жіберу керек екенін адамдар есте сақтайды. | Рөл, бөлім және сома бойынша бағытталады. |
| Төлем күйі | Расталды ма, төленді ме, дайын ба - араласып кетеді. | Растау, төлемге дайындық және төлем бөлек күй ретінде көрінеді. |
| Тарих | Хабарламалардан іздеу керек. | Әрекеттер өтініш ішінде сақталады. |
1C-қа дейін
Finsama есеп жүйесін алмастырмайды
1C немесе басқа бухгалтерлік жүйе есеп пен заңды есептілік үшін қалады. Бірақ төлемге дейін компанияға басқа сұрақтар керек: бұл шығын не үшін, бюджетте орын бар ма, кім растауы тиіс, құжат толық па және ақша қашан кетеді?
Finsama осы басқару жұмысын бір жерге жинайды. Ол төлемге өтінішті, растау бағытын, бюджет қалдығын, төлемге дайындықты және тарихты бір жерде көрсетеді.
Формула: бухгалтерия есеп жүргізеді, Finsama төлемге дейінгі
шешім мен бақылауды ұйымдастырады.
Практика
Төлемді растауды қалай бастауға болады
1. Бір өтініш түрінен бастаңыз
Мысалы, маркетинг, жеткізу немесе операциялық шығындар бойынша өтініштерді алыңыз.
2. Рөлдерді қарапайым етіңіз
Қызметкер өтініш береді, бөлім басшысы растайды, қаржы бюджетке қарайды, бухгалтерия төлейді.
3. Лимиттен асқан жағдайды бөлек көрсетіңіз
Бюджеттен асатын шығындар қосымша назар немесе жоғары деңгейдегі растау талап етуі мүмкін.
4. Төлемге дайын тізімді бөлек ұстаңыз
Бухгалтерия тек расталған және құжаты түсінікті өтініштермен жұмыс істеуі керек.
Finsama төлемдерді тәртіппен растауға көмектеседі
Рөл, бюджет, құжат, төлем күйі және тарих бір процесте көрінеді.